A hozzáférés,

módosítás és adatvesztés ellen különféle megoldásokat kínál. A beépített megoldások természetesen nem kijátszhatatlanok, de a semminél mindenképpen többnek mondhatók.

A beállítások egyik fele a mentési ablak Eszközök gombján levő Általános beállítások funkcióról, vagy az Eszközök menü, Beállítások menüpontjának Mentés füléről érhető el.

A beállítások másik feléhez az Eszközök menü Dokumentumvédelem eleméről juthatunk.

Illetéktelen hozzáférés elleni védelem

Amennyiben a jelszó a megnyitáshoz mezőt töltjük ki (visszakérdezés után meg kell ismételni a megadását), a felhasználók csak úgy férhetnek hozzá a szöveghez, ha előzetesen megadják a korábban rögzített jelszót.

Módosítás elleni védelem

A véletlen vagy illetéktelen módosítás ellen többféle módszert is ismer a program:

1. Letilthatjuk a módosítást, ha nem ismeri a felhasználó a jelszót. Ezt a mentési beállításokban a Jelszó a módosításhoz kitöltésével és megerősítésével aktiválhatjuk. A felhasználó csak a jelszó ismeretében nyithatja meg teljes joggal a dokumentumot, enélkül csak olvashatja.
2. Ajánlhatjuk, hogy módosítás nélkül olvassa a felhasználó a szöveget. A mentési beállításokban a Módosítása kerülendő opcióval figyelmeztethetjük a felhasználót arra, hogy lehetőleg csak olvasásra nyissa meg a dokumentumot a véletlen módosítások megakadályozására.
3. Csak a változások nyomonkövetésével engedjük módosítani a szöveget (pl.: lektorálás). A dokumentumvédelem funkciónál kapcsoljuk be a Korrektúrák kapcsolót és adjunk meg egy jelszót! A felhasználó így ugyan minden módosítást el tud végezni, de azokat mi nyomon tudjuk követni, és csak azokat vesszük belőle át, melyek nekünk is megfelelnek.
4. Csak megjegyzéseket engedünk elhelyezni a szövegben (pl.: véleményezés). A dokumentumvédelem ablak, Megjegyzések opciója és egy jelszó megadása lehetővé teszi, hogy a felhasználók csak megjegyzéseikkel láthassák el a szöveget.
5. Csak a megadott helyekre engedünk írni (pl.: űrlapok). Ez a lehetőség is a dokumentumvédelem ablakból választható ki, az Űrlapok kipipálása és jelszó megadása után. Segítségével alapértelmezésben csak az Űrlapok eszköztár elemeit változtathatjuk meg, illetve írhatunk beléjük. Ha szakaszokra bontottuk a szöveget, az egyes szakaszokra külön állíthatjuk be a védelmet a Szakaszok gombbal.

Adatvesztés elleni védelem

A Word az adatvesztés ellen két fő lehetőséget, kínál. Az egyik a Biztonsági másolat, a másik az Automatikus mentés. Mindkettőt a mentési beállítások adatlapjáról érhetjük el.
Egy fájl ismételt mentésekor a korábbi változat helyére kerül az új tartalom. Ezt a mi szempontunkból úgy is felfoghatjuk, mintha a Word először megsemmisítené a régi változatot, és ezután hozná csak létre az újat. Művelet közben nincsen meg egyik változatunk sem. Ha ekkor történik üzemzavar, semmi sem marad az anyagunkból. Ennek a lehetőségnek az elhárítására találták ki a Biztonsági másolat funkciót. Ha ez be van kapcsolva, akkor a Word először átnevezi a régi fájlt, és csak utána hozza létre az újat. Üzemzavar esetén így legalább megmarad az előző változat.

Sok bosszúságot okozhat bármilyen üzemzavar, ha azelőtt következik be, mielőtt el tudtuk volna menteni az állományunkat. A programkészítők ezért olyan lehetőséget építettek be a programba Automatikus mentés néven, amely meghatározott időnként kimenti a memória tartalmát a háttértároló egy meghatározott fájljába. Amikor kilépünk, ez a fájl magától törlődik. Akkor mire jó? Arra, hogy szabálytalan kilépés (pl.: elszállás, rendszerlefagyás) esetén nem tud törlődni ez az állomány, és a következő induláskor magától betöltődik.

Az így helyreállított állományokban gyakran hibásan jelennek meg az ábrák. Célszerű tehát valódi mentésekkel minél gyakrabban eltárolni a munkáinkat! Sőt! A munkánk minden fontosabb állomásánál célszerű újabb néven elmenteni, hogy az esetleges hibák kijavításához vissza tudjunk menni egy sokkal korábbi állapothoz is.

Formátumvesztés elleni védelem

A dokumentumok egyik gépről a másikra való eljuttatásakor elveszhet annak eredeti képe, ha a fogadó gépen nincsenek meg azok a betűtípusok, melyek az eredetin rendelkezésre álltak. A mentési beállítások ablakán bekapcsolt TrueType betűtípusok beágyazása, az esetek többségében elkerülhetővé teszi a formátumvesztést.